La ville de Bouillon fait partie des victimes de cette organisation plus que problématique.
Sinon, vous pouvez laisser votre expérience en commentaire, mais je ne peux garantir votre anonymat
La première partie de ce compte rendu est purement factuelle. Je ferai part de mon opinion dans la deuxième partie.
Voici donc un retour sur un événement qui vendait du rêve : le festival de l’imaginaire de Bouillon, organisé par la Balade Féérique.
Partie 1 - Les faits
Décembre 2021
Le 1er Décembre, je tombe sur un post Facebook (que je ne retrouve hélas plus) annonçant un événement Med-fan sur Bouillon fin Juillet. Le post annonce qu’ils sont en recherche d’exposants (prioritairement Belges). Evénement de 3 jours dont 2 nocturnes, avec un potentiel visiteur annoncé de 10.000 à 15.000 personnes, Bouillon étant une ville très touristique.
Le budget de 150€ est un peu élevé par rapport à l’absence de matériel sur place (on doit tout apporter), mais le potentiel d’un évènement med-fan dans cette ville est suffisant pour que j’accepte de tenter le coup.
J’en parle immédiatement sur le fameux groupe Discord réservé aux exposants, mais également à une amie.
Entre-temps, et n’ayant pas de nouvelles de mon amie, j’envoie mon inscription, de peur qu’il n’y aie rapidement plus de places.
Soyons honnête, pour moi, le prix de la location est élevé pour un premier événement. Mais comme on nous annonce un potentiel important de visiteurs, surtout avec une entrée libre/gratuite, et comme je sais que Bouillon est une ville qui attire beaucoup de gens de partout, je me dis sincèrement que ça vaut le coup, que ce ne sera pas un investissement perdu. Je prends même un accès à de l’électricité pour un max de confort (frigobox électrique et ventilateurs, en Juillet, je sais qu’il fait chaud).
Le règlement parle de deux nocturnes avec des horaires un peu tendus mais qui restent gérables, et des horaires de montage souples, à savoir un accès pour les voitures de 7h à 12h sur site (pour décharger le matériel) et un montage qui doit être fini pour 13h, pour ouvrir l’évènement à 14h.
Les horaires indiqués sur le règlement sont :
Vendredi 14h-22h
Samedi 11h-22h
Dimanche 10h-19h
Ce sont des horaires assez lourds, mais l’occasion est vraiment belle.
Le 10 Décembre, mon amie me confirme sa venue. J’envoie immédiatement un mail dans la foulée pour avertir qu’il y aura une personne de plus, et que du coup, le nom de l’espace va changer de “Obsydienn” en “Collectif [Art]efact”.
Je n’aurait aucune réponse à ce mail et n’aurait d’ailleurs aucune nouvelle avant
Janvier 2022
Je reçois un mail du festival que je n’ouvre pas, l’aperçu me disant clairement qu’il s’agit juste d’une confirmation d’inscription. Pour ma défense, je suis allitée, atteinte par le covid, donc pas du tout en état de m’y pencher et pensant sincèrement que ce n’est qu’une confirmation.
Avril 2022
J’ouvre finalement ce mail de Janvier car je me souviens que l’aperçu parlait du paiement en Mars/Avril et m’inquiète que rien ne soit arrivé en ce sens. Je m’aperçois qu’il demande un complément d’information concernant les mesures sanitaires.
J’y réponds immédiatement et réitère le changement évoqué en Décembre pour lequel je n’ai toujours pas eu de retour.
On (puisque je ne sais pas vraiment à ce stade qui me répond, en Janvier je parlais à une Martine Arnold, là impossible de savoir qui me parle) me confirme ne pas avoir reçu mon mail de Décembre, je le forward immédiatement.
Juin 2022
Nous recevons un mail pour réserver nos repas et éventuellement nos boissons pour bénéficier du tarif exposant (ce qui veut dire que rien ne sera mis en place le jour J pour d’éventuels tarifs exposants, mais je ne tiquerai pas sur ce point).
Le mail nous annonce également que nous aurons les informations complémentaires dés réception du document retourné, ainsi que les informations de paiement.
L’enthousiasme n’est pas à son comble, on constate que les repas proposés viennent d’une boucherie, aucune alternative végétarienne n’est proposée, et honnêtement, ça nous semble un peu lourd pour un événement en plein mois de Juillet avec un risque potentiel de chaleur voir de canicule.
Je tique aussi sur la mention d’une heure d’arrivée à respecter “impérativement”, parce que c’est la première fois que je le vois formulé de cette manière.
Dans de nombreux autres événements, les exposants se voient à minima proposer des tranches horaires de montage pour un accès en voiture sur site, et l’orga s’organise en fonction de ces tranches horaires. En dehors de ces horaires, les exposants peuvent toujours monter leurs stands, mais ils devront transporter leur matériel depuis le parking. De même, dans de nombreux événements, le montage est possible la veille, avec une surveillance du site via un vigile pour éviter les vols ou le vandalisme. On est pas sur le principe d’un étal de marché, mais bien de stands décorés et à thème, donc impossibles à vider à la nuit tombée pour le réinstaller le lendemain.
Bref, je renvoie donc le document de réservation, et comme je n’ai toujours aucune nouvelle concernant le changement de nom du stand, je le reprécise, ainsi que la présence de mon amie, sur le document.
Je reçois un nouveau mail un peu sec quelques jours plus tard, et qui m’interpelle parce qu’il me demande de refaire la totalité des documents alors que, factuellement, les données importantes (Nom d’entreprise, personne responsable etc) ne changent pas (je l’ai mentionné en Décembre et renvoyé en Avril), et ce changement de nom de stand n’a aucun impact sur d’éventuels documents administratifs ou d’assurance.
Je reprécise également dans ma réponse que je suis à la SMART, donc n’ai pas de registre des entreprises, et comme cela n’a jamais été mentionné, je demande de quelle assurance il s’agit (responsabilité civile ? Ou une assurance existant en France mais pas en Belgique ?).
A ce stade je rappelle que l’organisation derrière le festival de l’imaginaire à Bouillon est FRANCAISE, et demande donc à des exposants Belges des informations qui ne correspondent pas avec la réalité des métiers de l’art et de la culture en Belgique, comme des extraits du registre des métiers, des numéros SIRET et une caution par chèque.
Je renvoie les documents et constate à nouveau qu’il manque une information, à savoir une COMMUNICATION à joindre au virement. Je vérifie partout dans les mails précédents, le document d’inscription et le réglement, mais je ne trouve rien. Je le précise donc dans mon mail.
Je tique un peu et me dis “comment s’assurer qu’ils sachent bien quel stand a payé ou non avec une communication aussi simpliste ?”. J’ai donc ajouté le nom du stand à la communication du virement, mais je commence à trouver que le dialogue s’est fortement appauvri depuis le mail concernant les repas pour exposants.
Juillet 2022
Nous sommes le 12 Juillet, soit 11 jours avant le festival. N’ayant toujours aucune nouvelle, ni plan, ni horaire de montage, ni papier pour passer avec la voiture etc, inquiète (et cela me semble plus que légitime), j’envoie un mail.
J’en profite pour poser une question, vu que je constate sur Facebook des horaires différents de ceux annoncés sur le règlement.
Dans un sens, ces horaires m’arrangent : Si l’ouverture est plus tardive, le montage bénéficiera aussi de ces 2h de différence.
J’essaie d’être la plus sympa possible, les dernières communications m’ayant laissé un vague malaise, comme si je marchais sur un champs de mine.
Je fais une petite erreur en parlant de Mai, mais même encore maintenant, j’ai du mal à me dire que la communication avait été si tardive, j’étais sure que le mail concernant les repas datait de Mai.
Je remarque aussi, et très tardivement, que la page d’évènement annonce un festival PAYANT. Ce qui n’avait jamais été évoqué avant. Mais je me dis alors que c’est peut être moi qui ai zappé l’information ailleurs.
La réponse ne traine pas…
L’effet que cela me laisse ?
La douche froide.
Je trouve le mail passif agressif, limite un peu insultant. Je suis choquée par le fait qu’il a “trop à faire pour accueillir correctement exposants et public”.
Et comme je veux m’assurer que ce n’est pas moi qui prend les choses de travers (je viens d’incinérer ma grand mère donc je sais avoir une sensibilité un peu troublée), j’en parle sur le QG des convs, ainsi qu’avec Mahé et mon compagnon qui m’accompagnent sur le festival. Mais tous confirment mon malaise.
Je me dis “bon, attendons Mardi, on verra nos horaires” même si je commence à me sentir vraiment pas bien par rapport à l’organisation et la communication de ce festival.
Mardi, J-3 du festival
Nous recevons ce mail à 23h.
Accompagné par cette annonce sur le groupe Facebook
Alors, on en est plus au stade de la douche froide.
On est face à un souci de taille, car nous sommes avertis trop tard d’un horaire intenable pour nous, puisque 2 membres sur 3 sont en situation de handicap, et manque de pot, ce sont ceux qui doivent amener TOUT le matériel (barnum, tables, nappes, décors etc) et qui viennent de loin (1h30 à 2h de route). Aka moi et mon compagnon.
On est aussi choqués de l’absence de vigiles. Et du fait qu’alors que les horaires prévoient une ouverture officielle à 16h, lui pense ouvrir quand même à 14h.
Donc, j’envoie un mail, simple, rapide, qui ne demande qu’une réponse tout aussi concise (Oui, non, éventuellement une heure max d’arrivée), et j’aurai cette réponse lacunaire, froide et toujours dans cette veine de “trop à faire pour accueillir les exposants”).
En parallèle, je partage ma déception non seulement vis à vis de Mahé, mais aussi sur le QG des convs.
Mahé se rallie à moi concernant la décision finale.
Mercredi, J-2
Je me réveille en ayant très très mal dormi.
Je constate avoir reçu 4 appels en absence d’un numéro français à 8h du matin, dont 3 passés en moins d’un minute, et le 4ème 10min plus tard. Aucun message sur ma boîte vocale.
Je découvre le mail, me connecte sur le QG des convs, et là… Coup de théâtre.
Donc, une autre exposante, dans la même situation que moi, s’est faite refouler pour son handicap, mais aussi pour une situation impossible à prévoir, surtout avec une annonce aussi tardive des horaires.
Elle confirmera l’impossibilité de communiquer posément avec l’organisateur, et celui ci ne sera plus joignable de l’après midi par manque de batterie.
Je partage tout cela à Mahé qui est aussi choquée que moi et se rallie à mon sentiment, à savoir qu’il est impossible de discuter avec l’organisateur pour trouver une solution.
Après une longue concertation en équipe, Cypher, le Public Relation d’Alter Onyros (Alter Onyros, pour ceux qui l’ignorent, est le nom de l’organisation culturelle au sein de laquelle on retrouve le collectif [Art]efact mais également Obsydienn) se chargera de l’envoi d’un mail d’annulation, mail que voici :
J’enverrais également un SMS signalant notre annulation en précisant que les raisons lui ont été envoyées par mail.
A 21h, il téléphonera de manière répétée (4 appels en moins d’une minute) avant que Cypher puisse prendre l’appel.
Ce dernier m’expliquera qu’il s’est retrouvé “face” à une personne agressive, haussant le ton, et finalement vidant son sac sans laisser la possibilité à Cypher de répondre, balançant “Mais vous êtes qui pour me parler comme ça”, et autres phrases du même acabit, confirmant donc le retour que j’avais déjà eu de l’autre exposante sur Discord.
Cypher m’a conseillé de bloquer son numéro, ce que j’ai fait.
Je recevrais néanmoins ce dernier SMS:
Et par souci de clarté, la liste des appels reçus par ce numéro :
